Nhận lô mỹ phẩm gia công: kiểm tra gì trước khi nhập kho?

Kiểm tra lô mỹ phẩm khi nhận hàng nên tách thành bốn việc: xác nhận đúng lô, đối chiếu số lượng, ghi nhận tình trạng bên ngoài và kiểm tra tài liệu bàn giao. Hàng đã đến kho không đồng nghĩa mọi phần của lô đã được nghiệm thu. Chủ brand cần biết người nhận đang ký xác nhận điều gì và những mục nào còn phải làm rõ.

Đây là hướng dẫn tổ chức giao nhận dành cho brand, không thay thế hoạt động QC mỹ phẩm tại nhà máy. Cách kiểm, lấy mẫu và tiêu chí chấp nhận phải phù hợp với sản phẩm cùng thỏa thuận giữa các bên.

Chuẩn bị danh sách đối chiếu trước ngày hàng đến

Người nhận hàng nên có đơn đặt hàng hoặc xác nhận giao hàng mới nhất, danh sách sản phẩm, quy cách đóng thùng, số lượng dự kiến và đầu mối xử lý sai khác. Nếu cùng lúc có nhiều sản phẩm, đừng chỉ đưa một tổng số thùng rồi yêu cầu kho tự suy ra số lượng từng loại.

Các tài liệu cần đi kèm phải được chốt từ trước. Có thể gồm phiếu giao, thông tin lô, hướng dẫn lưu giữ và tài liệu chất lượng thuộc phạm vi bàn giao. Bài này không mặc định mọi đơn hàng phải có cùng một bộ giấy tờ.

Trong hợp đồng gia công mỹ phẩm, nên làm rõ địa điểm nhận, người có quyền xác nhận, phần việc của bên vận chuyển và cách thông báo khi phát hiện vấn đề. Chuẩn bị từ trước giúp tránh phải diễn giải điều kiện giữa lúc xe đang chờ.

Bước 1: nhận diện đúng chuyến giao và đúng lô

Đối chiếu tên sản phẩm, phiên bản, quy cách, mã lô thể hiện trên hàng và thông tin trong chứng từ. Nếu có nhiều lô của cùng một sản phẩm, hãy ghi riêng từng lô thay vì gộp thành một dòng tồn kho.

Mục đích là biết đơn vị sản phẩm nào thuộc lần giao nào. FDA đưa nhận diện lô, hồ sơ thành phẩm và hồ sơ phân phối vào checklist GMP mỹ phẩm. Ở đây, thông tin được dùng làm tham khảo quản lý truy xuất, không coi là quy định nhập kho tại Việt Nam. Nguồn: FDA, mục Records.

Nếu mã trên thùng khác thông tin đã báo, nên ghi nhận và hỏi đầu mối trước khi gán mã trong hệ thống kho. Không tự sửa nhãn hoặc chọn mã có vẻ hợp lý để hoàn tất phiếu.

Bước 2: kiểm số lượng theo từng tầng đóng gói

Đếm số kiện thực nhận, sau đó đối chiếu với quy cách và số lượng đơn vị sản phẩm theo phương án kiểm đã thống nhất. Phân biệt thùng đủ quy cách, thùng lẻ và phần hàng được thông báo giao sau.

Nếu thùng bị móp hoặc có dấu hiệu đã mở, ghi nhận riêng tình trạng đó. Không mặc định số lượng bên trong giống thùng nguyên. Ngược lại, thùng nguyên vẹn cũng không tự chứng minh mọi đơn vị bên trong đều phù hợp.

Khi có chênh lệch, ghi số dự kiến, số thực nhận và phạm vi đã kiểm đếm. Một phiếu ghi rõ “đã đếm kiện, chưa đối chiếu toàn bộ đơn vị bên trong” phản ánh công việc thực tế tốt hơn một dấu xác nhận chung không có phạm vi.

Bước 3: ghi tình trạng bên ngoài trước khi thay đổi hiện trường

Quan sát kiện hàng, vật liệu bảo vệ, dấu hiệu ướt, móp, rách hoặc rò rỉ nhìn thấy. Chụp ảnh tổng thể và ảnh chi tiết có thể gắn với kiện cụ thể. Chỉ một ảnh cận cảnh vết móp không giúp biết vết đó thuộc lô hoặc chuyến nào.

Nên ghi nhận trước khi tháo hết lớp bọc hoặc chuyển hàng sang thùng khác. Khi cần xử lý để bảo quản hàng, hãy giữ lại thông tin nhận diện và mô tả đã thực hiện thao tác gì. Tránh làm mất dấu vết rồi mới yêu cầu xác định nguyên nhân.

Không mở toàn bộ sản phẩm để “ngửi xem có sao không”. Việc mở mẫu cần theo kế hoạch đã thống nhất và phải phân biệt mẫu kiểm với hàng chưa mở dành cho bán. Quan sát bên ngoài không phải phép thử an toàn của thành phẩm.

Bước 4: đối chiếu tài liệu với đúng sản phẩm

Một tài liệu nhìn đầy đủ vẫn có thể thuộc phiên bản hoặc lô khác. Hãy kiểm tên sản phẩm, mã nhận diện, ngày hoặc phiên bản và phạm vi nội dung. Nếu tài liệu được hẹn bổ sung, ghi người phụ trách cùng trạng thái đang chờ.

Phần hướng dẫn bảo quản nên lấy từ thông tin áp dụng cho sản phẩm, không tự đặt một mức nhiệt độ chung cho tất cả mỹ phẩm. Nếu kho chưa đáp ứng được điều kiện được yêu cầu, cần báo trước khi chuyển hàng vào vị trí lưu thường xuyên.

Nếu bao bì hoặc câu chữ khác bản đã xác nhận, ghi đó là một vấn đề riêng. Bài duyệt nội dung nhãn trước khi in giúp xác định tài liệu nào nên được dùng làm bản đối chiếu, thay vì xem lại file thiết kế bất kỳ trong nhóm chat.

Mẫu bảng tiếp nhận lô hàng cho chủ brand

Đây là mẫu tổ chức ghi nhận, không phải biên bản nghiệm thu chất lượng mặc định. Brand có thể thêm cột theo quy trình kho đang sử dụng.

Trên phiếu, nên ghi cả điều chưa biết. Nếu không có dữ liệu nhiệt độ vận chuyển, viết “chưa có dữ liệu”, không điền một con số ước lượng để bảng trông hoàn chỉnh.

Hàng có dấu hiệu bất thường nên để ở đâu?

Phần hàng cần kiểm tra nên được nhận diện rõ và tách khỏi hàng sẵn sàng xuất bán theo cách kho có thể kiểm soát. Ghi vị trí lưu và người được phép cập nhật trạng thái. Việc tách có ý nghĩa khi nhân sự bán hàng hoặc kho khác cũng thấy được thông tin này.

Tiếp theo, gửi nhà máy và đầu mối liên quan bộ ghi nhận: mã lô, tình trạng, số lượng đã thấy và tài liệu hình ảnh. Không tự kết luận nguyên nhân do vận chuyển hoặc sản xuất chỉ từ vị trí vết hỏng.

Nếu quyết định nhận có bảo lưu, xử lý riêng hoặc trả lại một phần, nội dung xác nhận cần phản ánh đúng thỏa thuận và phạm vi hàng liên quan. Không tự mở rộng một vấn đề ở một kiện thành kết luận cho toàn bộ lô khi chưa có đánh giá.

Khi nào kết thúc bước tiếp nhận?

Bước tiếp nhận chỉ nên được đóng khi các phần việc đã giao có kết quả hoặc có người nhận xử lý rõ. Hãy đối chiếu lại số lượng đưa vào tồn kho với số hàng chờ làm rõ, hàng dùng kiểm và phần được xử lý riêng để tránh ghi hai lần.

Tài liệu giao nhận cần được lưu cùng thông tin lô, giúp tìm lại khi có phản hồi sau bán. Khi đặt dự án gia công mỹ phẩm, anh/chị có thể trao đổi trước với JK Cosmetics về quy cách giao, nhóm tài liệu và đầu mối tiếp nhận qua trang liên hệ. Làm rõ các mục này giúp kho có đủ thông tin để nhận hàng đúng phạm vi đã chốt.